4 tips: zorg dat uw medewerkers uw CRM-systeem gebruiken

Het is een veelvoorkomend probleem dat medewerkers niet actief genoeg zijn met het CRM-systeem van hun organisatie. Het systeem moet goed ingericht zijn, zodat het voor elke medewerker handig is om er mee te werken. We beschrijven vier tips op het gebied van CRM-beheer om ervoor te zorgen dat uw medewerkers het CRM-systeem gebruiken en blijven gebruiken.

sfeerbeeld crm-systeem gebruikenWanneer je een CRM-systeem wil aanschaffen gaat u eerst een aantal CRM-systemen vergelijken. Het systeem dat het meest geschikt is voor uw organisatie kan worden geïmplementeerd. Bij de aanschaf wordt het systeem over het algemeen als geweldig ervaren. Echter wordt er vaak ervaren dat er veel meer werk in zit om alles in het systeem in te voeren, dan van tevoren wordt verwacht. Medewerkers moeten zich dan omschakelen, want ze zijn een ander systeem gewend. Het is dus een kwestie van wennen, maar ook van slimme inrichting. Hieronder beschrijven we de tips om ervoor te zorgen dat uw CRM-systeem voldoende door uw medewerkers gebruikt wordt.

1. Maak het praktisch en eenvoudig

Het is belangrijk dat de schermen van het CRM-systeem praktisch en eenvoudig zijn. Het komt namelijk voor dat de leveranciers het systeem leveren waarbij alle functionaliteiten nog zichtbaar zijn. Doordat er zoveel mogelijkheden zijn met een CRM-systeem wordt het er hierdoor niet overzichtelijker van. Zorg er daarom voor dat de hoognodige schermen, knoppen en velden blijven staan en de niet-relevante worden uitgezet.

2. Zorg voor waardevolle en gestructureerde informatie

Zorg ervoor dat het CRM-systeem waardevolle en gestructureerde informatie bevat. Denk hierbij aan waardevolle output, zoals relatierapporten die handig zijn voor een verkoper om mee te nemen naar een gesprek. Daarnaast kan er ook gedacht worden aan contactgegevens van een klant, recente gespreksverslagen en kenmerken of gegevens van actuele contactpersonen. Dit zorgt er ook voor dat u een professionele indruk achterlaat bij uw relaties.

3. Stimuleren van het CRM-systeem

sfeerbeeld persoon bezig met crm-systeem

Wat ook erg mee kan spelen is het stimuleren van het gebruik van het CRM-systeem. Managers spelen hier een grote rol in. Zorg er als manager voor dat u uw team aanstuurt door middel van het CRM-systeem. Hierdoor moeten uw medewerkers het systeem wel gebruiken en raken hierdoor ook gewend aan het gebruik. Naast het stimuleren door managers, speelt de rol van de communicatie tussen collega’s ook mee. Collega’s kunnen elkaar onderling ook aanspreken om het CRM-systeem aan te vullen met bijvoorbeeld een gespreksverslag, indien deze ontbreekt. Dit zorgt voor sociale druk en dit is succesvol voor het borgen van een CRM-systeem.

4. Beloning voor het CRM-systeem gebruiken

Het geven van een beloning triggert mensen vaak om iets te gaan doen. Daarnaast kan het als competitief worden gezien, dit kan er ook voor zorgen dat personen gestimuleerd worden iets te behalen. Deze manier zou u daarom toe kunnen passen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers het CRM-systeem gaan gebruiken. Dit kunt u doen door middel van een beoordeling. De persoon die het beste gebruik maakt van het systeem kunt u belonen.

Deze tips kunt u gebruiken om het beste uit uw CRM-systeem te halen. Een CRM-systeem voorbeeld is Microsoft Dynamics 365, dit systeem bestaat uit een CRM- en ERP-systeem. Heeft u hulp nodig bij het beheren van uw CRM-systeem? Wij kunnen u helpen. Neem contact met ons op! Meer lezen over CRM beheer? Download ons whitepaper.

Volg ons!

Close

Klik hieronder en blijf geïnformeerd!